Como começar a transformação digital na sua operação logística: passo a passo para embarcadores
- Vinicius Galhardo
- 3 de set.
- 5 min de leitura
A transformação digital deixou de ser tendência para se tornar condição de competitividade na logística. Embarcadores que ainda dependem de planilhas, e-mails e controles manuais enfrentam um cenário cada vez mais desafiador: aumento de custos, falta de visibilidade, dificuldade para escalar a operação e pressão crescente por prazos menores e mais previsíveis.
Mas por onde começar essa transformação? Como sair do modelo manual para uma gestão logística moderna, automatizada e orientada por dados — sem travar a operação nem gerar caos no dia a dia?
A seguir, um passo a passo prático para embarcadores iniciarem sua jornada rumo à digitalização, com foco em resultados concretos e sustentáveis.
1. Faça um diagnóstico da sua operação atual
Antes de falar de tecnologia, é essencial entender onde sua operação está hoje. Um bom diagnóstico evita investimentos errados e ajuda a priorizar o que realmente traz retorno.
Liste pontos como:
Como são feitas hoje as cotações de frete? E-mail? WhatsApp? Planilha?
Como é realizado o planejamento de cargas e rotas?
O acompanhamento de entregas é manual ou integrado a algum sistema?
A auditoria de fretes é feita como? Planilha x NF x conhecimento?
Quais são os principais gargalos percebidos pelo time?
Onde acontecem mais erros, retrabalho e divergência de informações?
O objetivo aqui não é apontar culpados, mas mapear processos críticos que mais se beneficiariam da digitalização: contratação de frete, roteirização, tracking, auditoria, indicadores, etc.
2. Defina objetivos claros para a transformação digital
Transformar por transformar não faz sentido. A digitalização precisa estar conectada a metas concretas de negócio. Alguns objetivos comuns entre embarcadores são:
Reduzir o custo logístico (frete, devoluções, avarias, multas);
Aumentar a visibilidade das entregas em tempo real;
Ganhar produtividade na equipe (menos retrabalho manual);
Padronizar processos entre filiais, unidades e times;
Aumentar a qualidade do serviço percebida pelo cliente final.
Definir objetivos ajuda a escolher as ferramentas corretas e a medir o sucesso da transformação digital.
3. Priorize processos para começar a digitalização
Tentar digitalizar tudo ao mesmo tempo costuma gerar resistência e frustração. O ideal é priorizar 2 ou 3 frentes iniciais, como por exemplo:
Contratação e auditoria de frete: centralizar cotações, tabelas, regras e auditoria em um único sistema.
Planejamento e execução de viagens: roteirização inteligente, consolidação de cargas, janelas de coleta/entrega.
Rastreamento e comunicação com motoristas: visibilidade em tempo real e registros via aplicativo.
Começar por processos com alto impacto e alta dor operacional ajuda a mostrar resultados rápidos e engajar o time.
4. Escolha um TMS como base da transformação digital
O TMS (Transportation Management System) é o coração da transformação digital na gestão de transporte. Ele conecta embarcador, transportadores, motoristas, financeiro e indicadores em um único ambiente.
Ao avaliar um TMS como o CargoFleet, observe se a plataforma oferece:
Centralização de cotações, tabelas e contratação de fretes;
Planejamento de viagens, consolidação de cargas e roteirização;
Rastreamento em tempo real da operação;
Comunicação digital com motoristas (app, ocorrências, comprovantes);
Auditoria automática de fretes (comparando regras, tabelas e faturas);
Integração com ERP, rastreadores e sistemas externos;
Dashboards e relatórios com indicadores estratégicos.
Um bom TMS não é apenas um “sistema de controle”, mas uma plataforma que organiza, automatiza e dá inteligência ao transporte.
5. Estruture um plano de implantação em fases
Transformação digital não acontece em um dia. Para reduzir riscos, a implantação do TMS e de novos processos deve ser feita em fases bem definidas, como:
Piloto
Escolha uma unidade, região ou linha de operação para ser o laboratório.
Treine os usuários chave.
Ajuste cadastros, tabelas de frete, fluxos e integrações.
Expansão controlada
Depois do piloto, expanda para outras unidades ou rotas.
Colete feedback, refine processos, melhore relatórios.
Padronização e consolidação
Defina o novo padrão operacional baseado no TMS.
Elimine gradualmente as planilhas e controles paralelos.
Crie rotinas de governança de dados (quem cadastra o quê, como, quando).
Essa abordagem em ondas permite corrigir rapidamente o que não funcionar e manter a operação sob controle.
6. Prepare o time: gestão de mudança é tão importante quanto tecnologia
Muitos projetos de transformação falham não pela tecnologia, mas pela resistência das pessoas. Por isso, é fundamental trabalhar bem a mudança.
Algumas ações práticas:
Explique o porquê da transformação: menos retrabalho, mais eficiência, redução de erros, mais segurança nos dados.
Envolva o time desde o início: peça opiniões, ouça dores, envolva usuários-chave nos testes.
Eleja multiplicadores internos: pessoas que aprendem rápido o TMS e ajudam a disseminar o uso.
Ofereça treinamento prático: menos teoria, mais dia a dia; mostre tarefas reais sendo feitas no sistema.
Comunique vitórias rápidas: redução de tempo em determinada tarefa, queda de divergências de frete, melhora no SLA.
Quando o time entende que a tecnologia veio para ajudar — e não para controlar ou punir — a adesão cresce naturalmente.
7. Use dados para tomar decisões (e não apenas para “registrar” a operação)
Digitalizar sem usar dados é só deixar o processo mais bonito. O grande valor da transformação digital está em transformar informação em decisão.
Com um TMS como o CargoFleet, você pode acompanhar indicadores como:
Custo médio de frete por rota, região ou cliente;
Performance de transportadores (pontualidade, avarias, ocorrências);
Índice de entregas dentro do prazo (On Time);
Tempo médio de ciclo do pedido ao recebimento;
Taxa de devoluções e reentregas;
Produtividade da equipe logística.
Defina uma rotina de análise — semanal ou mensal — para revisar esses dados e planejar ações: renegociação de fretes, mudança de rotas, troca de transportadores, ajustes de janelas de entrega etc.
8. Elimine gradualmente as planilhas e controles paralelos
Um erro comum é implantar o sistema, mas manter todas as planilhas antigas “por segurança”. Isso gera retrabalho, inconsistências e confusão sobre qual é a verdade dos dados.
O ideal é:
Definir datas claras para parar de alimentar certas planilhas;
Transferir os controles críticos para o TMS;
Garantir que os relatórios do sistema contemplam o que a equipe precisa;
Manter apenas o que for realmente necessário como backup ou apoio pontual.
O TMS deve se tornar a fonte oficial da informação logística na empresa.
9. Encare a transformação digital como jornada contínua
Transformação digital não é um projeto com começo, meio e fim — é uma jornada. A cada etapa vencida, surgem novas oportunidades:
Integrações mais profundas com ERPs, BI, WMS;
Digitalização de documentos fiscais e comprovantes;
Uso de algoritmos de otimização de rotas;
Adoção de indicadores mais avançados e preditivos.
O importante é manter uma cultura de melhoria contínua: revisar processos, atualizar parâmetros, ouvir o time e explorar cada vez mais recursos da plataforma.
Começar a transformação digital na operação logística não significa virar a chave de um dia para o outro. Significa:
Entender seus gargalos atuais;
Definir objetivos claros;
Escolher um TMS robusto como base da operação;
Implantar em fases, com foco em pessoas e processos;
Usar dados para tomar decisões melhores todos os dias.
Quem continua dependendo apenas de planilhas, e-mails e controles manuais fica cada vez mais distante da eficiência, da previsibilidade e da competitividade que o mercado exige.
Quem escolhe digitalizar, evolui. Quem usa um TMS inteligente, acelera.
Se você quer dar o primeiro passo rumo a uma gestão logística moderna, automatizada e orientada por dados, comece pela plataforma certa.
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